26. Juli 2026

Genehmigungen: die schriftliche Zustimmung des Bauherrn – ein Klick

Nachträge und Aufträge dort genehmigen lassen, wo das Dokument liegt – statt der Zustimmung per E-Mail hinterherzulaufen. Und weil BlitzFin das Dokument genehmigt, deckt eine Zustimmung gleich mehrere Aufträge ab.

Es ist einer der leisen Zeitfresser jedes Bauprojekts: Der Architekt bekommt ein Nachtragsangebot vom Fachgewerk, schickt es an den Bauherrn und bittet um Zustimmung — bevor ausgeführt und abgerechnet werden darf. Dann beginnt das Warten. Eine Erinnerung hier, ein Rückruf dort, und irgendwann verläuft die Sache im Sande. Wochen später ist unklar, ob je zugestimmt wurde — und wenn ja, zu welcher Fassung. Die schriftliche Freigabe des Bauherrn ist bei den meisten Aufträgen und Nachträgen branchenüblich, oft sogar Voraussetzung, um leistungsberechtigt abzurechnen. Aber sie lebt bislang im Postfach — genau da, wo Verbindliches erfahrungsgemäß verloren geht.

Genau diese Lücke schließen wir mit der neuesten Erweiterung von BlitzFin: Genehmigungen. Sie holen die Zustimmung des Bauherrn dort ein, wo das Dokument ohnehin liegt — im Projekt. Kein Hinterhertelefonieren, keine E-Mail-Kette, die niemand mehr rekonstruieren kann.

So einfach wie ein Klick — und trotzdem belastbar

Sie fordern zu einem Dokument eine Genehmigung an und wählen die Personen aus, die entscheiden dürfen. Jede bekommt eine E-Mail mit direktem Link zum Dokument und einen Eintrag in ihren Aufgaben. Der Bauherr öffnet das Dokument, liest — und entscheidet: Genehmigen oder Ablehnen, auf Wunsch mit einem kurzen Kommentar. Eine Unterschrift braucht es nicht; der bestätigte Klick genügt.

Festgehalten werden dabei Person, Zeitpunkt und Zugriff — eine einfache elektronische Signatur, wie sie der europäische Rechtsrahmen (eIDAS) für solche Fälle vorsieht. Die Entscheidung ist danach jederzeit im Projekt nachlesbar statt in einem Postfach begraben, und jeder Schritt landet revisionssicher im Aktivitäten-Protokoll. Sind mehrere Personen zur Freigabe berechtigt, genügt eine Entscheidung — die erste zählt. So blockiert kein Urlaub und keine Abwesenheit die Baustelle.

Und Sie behalten den Überblick, ohne ihn suchen zu müssen: Der Status ist überall sichtbar — am Dokument, am Auftrag und in der Kostenverfolgung, wo eine eigene Zeile ausweist, welcher Anteil der Aufträge noch auf Genehmigung wartet. Was aussteht, steht als Aufgabe bei den Beteiligten, bis entschieden ist. Nichts verläuft mehr im Sande.

Das Besondere: BlitzFin genehmigt das Dokument, nicht die Zeile

Die meisten Systeme hängen eine Freigabe an einen Datensatz — an den Nachtrag, den Auftrag. Das klingt naheliegend, ist aber zu eng gedacht: Der Bauherr stimmt nicht einer Zahl in einer Software zu, sondern einem konkreten Schriftstück. Deshalb hängt die Genehmigung in BlitzFin am Dokument. Aus dieser einen Entscheidung ergeben sich zwei Abläufe, die per E-Mail regelmäßig scheitern:

Erst genehmigen, dann beauftragen. Lassen Sie das Nachtragsangebot genehmigen, bevor der Nachtrag in BlitzFin überhaupt angelegt ist. Erstellen Sie ihn später aus genau diesem Dokument — die Genehmigung ist schon da, der Auftrag zeigt sie vom ersten Moment an. Die reale Reihenfolge auf der Baustelle (erst das Ja des Bauherrn, dann die Beauftragung) bildet sich endlich sauber ab.
Ein genehmigtes Paket, mehrere Aufträge. Der Bauherr genehmigt ein Leistungspaket so, wie er es versteht — als ein Dokument, etwa eine Spezifikation oder ein geändertes Leistungsverzeichnis. Daraus entstehen später mehrere Aufträge und Nachträge an verschiedene Gewerke. Verknüpfen Sie jeden mit dem genehmigten Dokument, und eine einzige Zustimmung deckt sie alle ab — ohne dass der Bauherr jeden Einzelvertrag noch einmal abzeichnen muss.

Die Regel dahinter ist bewusst einfach und braucht im Normalfall keinerlei Einrichtung: Ein Auftrag gilt als genehmigt, wenn sein Hauptdokument genehmigt ist. Nur wer die Zustimmung eines anderen Dokuments heranziehen will — der Paket-Fall — wählt dieses gezielt aus.

Weil die Genehmigung am Dokument hängt und nicht an einer Zahl, bleibt sie auch dann gültig, wenn sich im System später eine abgeleitete Größe ändert — etwa durch Skonto oder einen Einbehalt. Genehmigt wurde das Schriftstück; und das bleibt, was es war. Wird hingegen eine neue Version des Dokuments hochgeladen, weist BlitzFin dies deutlich aus: Die alte Zustimmung gilt sichtbar nur für die Vorfassung — offiziell wird die neue Fassung erst mit eigener Genehmigung. Ehrlicher als jedes Papier.

Ab heute im Einsatz

Wir rollen die Genehmigungen zunächst schrittweise aus und schärfen sie mit den ersten Projekten weiter nach. Sie sehen die Funktion in Ihrem Projekt noch nicht, möchten sie aber nutzen? Sprechen Sie uns an — wir schalten sie Ihnen frei. Wie immer gilt unser Maßstab: einmal einrichten, dann vergessen. Eine Zustimmung einzuholen soll ein Klick sein, kein Projekt für sich.