Wer sieht was: Sichtbarkeit pro Auftragnehmer
Assistenzen, externe Bauleiter und Fachplaner im Projektraum mitarbeiten lassen, ohne ihnen jedes Honorar und jedes Gewerk zu zeigen. Sie legen je Auftragnehmer fest, welche Mitglieder ihn sehen — und die Kostenverfolgung bleibt für alle korrekt.
Es ist einer der ältesten Wünsche unserer Kunden, und er klingt harmloser als er ist: „Die Assistenz soll Rechnungen erfassen — aber die Architektenhonorare gehen sie nichts an." Oder: „Der Bauherr will seinen Grundstückspreis nicht mit dem Projektteam teilen." Bisher gab es darauf in BlitzFin nur eine ehrliche, aber unbefriedigende Antwort: Einladen hieß alles zeigen. Also blieb mancher draußen, der eigentlich mitarbeiten sollte — und machte seinen Teil weiter in Excel.
Ab sofort legen Sie das je Auftragnehmer selbst fest. Unter Stammdaten › Auftragnehmer › Bearbeiten › Sichtbar für wählen Sie entweder Alle Mitglieder — der unveränderte Standard — oder Nur die Mitglieder, die diese Firma sehen dürfen. Ohne Aufpreis, in jedem Tarif.
Warum das in dieser Branche fast niemand kann
Bevor wir gebaut haben, haben wir nachgesehen, wie der Markt das löst — rund vierzig Produkte aus dem DACH-Raum und international, von der AVA-Software bis zum Bauherrenportal. Das Ergebnis hat uns überrascht, und es erklärt viel über die Werkzeuglandschaft im Bau:
| Werkzeuggattung | Rechtemodell | Geldobjekte |
|---|---|---|
| Bau-PM und Dokumentation PlanRadar, Capmo, Fieldwire, docu tools |
Ausgereift — Rolle, Modul, Ordner, Einzelfeld, Zuweisung | Keine — die Rechte richten sich auf Tickets, Pläne, Dateien |
| Kostencontrolling Alasco, PROBIS, NEVARIS, RIB |
Endet meist auf Modulebene | Ja — aber ohne feine Sichtbarkeit darin |
| Klassische AVA ORCA, G&W, BKI, Bechmann |
Oft gar keins — und wo doch, als kostenpflichtiges Zusatzmodul | Ja — aber Bauherr und Fachplaner sind dort nur ein Adressdatensatz, kein Konto |
Die Werkzeuge mit den reifen Rechtemodellen haben kein Geld in der Hand; die Werkzeuge mit dem Geld haben grobe Rechte. In der Schnittmenge — echte Kostenobjekte und feine Sichtbarkeit, und das für kleine Büros — steht im deutschsprachigen Raum praktisch niemand.
Zwei Ausnahmen sind uns begegnet, und beide sind lehrreich. Alasco schränkt nach Kostengruppen ein — das kaskadiert sauber auf Aufträge, Rechnungen und Nachträge, aber es lässt sich laut Hersteller pro Projekt nur eine Teilzugriffs-Definition anlegen: eine Einschränkung für alle eingeschränkten Nutzer, nicht eine je Person. Und Procore kennt die Vertraulichkeit je Auftrag mit namentlicher Freigabeliste — genau die Achse, die wir gebaut haben, aber in einer Enterprise-Plattform für Generalunternehmer, nicht in einem Werkzeug für ein Büro mit fünf Leuten.
Warum die Lücke so lange offen war, liegt aus unserer Sicht weniger an der technischen Schwierigkeit als am Zuschnitt: Sie ist schmal. Wer nur einen Bauherrn und eine Wand „intern gegen extern" hat — so arbeiten die meisten Bauherrenportale — braucht die Auftragnehmer-Achse nicht. Sie entsteht erst, wenn mehrere Beteiligte mit unterschiedlichen Rollen im selben Projektraum arbeiten. Das ist genau die Situation, für die BlitzFin gemacht ist.
Die Summen bleiben richtig — das ist der eigentliche Knackpunkt
Hier wird es tatsächlich konzeptionell schwierig, und an dieser Stelle schweigt der gesamte Markt: Kein einziger der geprüften Anbieter dokumentiert, ob ein verborgener Betrag in der Gesamtsumme enthalten bleibt oder daraus verschwindet. Das ist keine Kleinigkeit. Eine eingeschränkte Sichtbarkeit, die die Kostenverfolgung verfälscht, wäre wertlos: Wer eine Zahl nicht mehr belegen kann, führt wieder eine Schattenliste — und dann war die ganze Kostenkontrolle umsonst.
Wir haben uns bewusst entschieden: Verbergen heißt nicht abziehen. In BlitzFin verschwindet keine Zeile und kein Betrag. Wer einen Auftragnehmer nicht sehen darf, sieht dessen Zeile weiterhin an ihrem Platz — mit Betrag und Kostengruppe, aber als „Auftragnehmer #12": ohne Namen, ohne Rechnungen, ohne Belege. Prognose, Kostengruppensummen und Gesamtsumme sind für alle Beteiligten identisch. Die Struktur nach DIN 276 bleibt für jeden vollständig — nur die Identität dahinter nicht.
Eine maskierte Zeile ist für dieses Mitglied zugleich schreibgeschützt. Die Beträge sind sichtbar, aber sie zu ändern gehört jemandem, der die Firma auch kennt.
Drei Fälle aus der Praxis
Die Funktion ist aus konkreten Situationen entstanden. Diese drei decken erfahrungsgemäß das meiste ab:
| Situation | Was Sie einstellen |
|---|---|
| Der Bauherr möchte Grundstücks- und Finanzierungskosten nicht mit dem Projektteam teilen | Bei den Auftragnehmern der Kostengruppen 100 und 800 — Verkäufer, Notar, Bank — Nur den Bauherrn selbst auswählen. Die Summen dieser Kostengruppen bleiben für alle sichtbar, die Belege nicht. |
| Der TGA-Planer verantwortet nur Kostengruppe 400 | Bei jedem Auftragnehmer außerhalb der KG 400 den TGA-Planer nicht auswählen. Er sieht dann genau die Firmen, für deren Rechnungen er zuständig ist — und bekommt auch nur deren Aufgaben. |
| Die Assistenz soll ein sensibles Gewerk nicht sehen | Beim betreffenden Auftragnehmer, etwa Sicherheitstechnik, Nur die Personen auswählen, die es angeht. |
Eine Einstellung, die überall gilt
Berechtigungen sind dort gefährlich, wo sie nur an der Oberfläche wirken. Die Sichtbarkeit wird deshalb an einer zentralen Stelle ausgewertet, nicht Seite für Seite: Rechnungen, Dokumente, Aufgaben, Benachrichtigungen, Historie, Export und der KI-Assistent zeigen einem Mitglied ausschließlich das, was es sehen darf. Ein neuer Bericht kann die Regel nicht versehentlich umgehen.
Besonders wichtig war uns die Rechnungsfreigabe: Wer einen Auftragnehmer nicht sieht, erhält dessen Rechnungen nie als Aufgabe und nie per E-Mail. Damit daraus keine stillen Sackgassen werden, warnt BlitzFin beim Speichern, wenn für einen Freigabeschritt niemand mehr berechtigt wäre, der die Firma überhaupt sehen kann. Übersprungen wird ein Schritt nie.
Nachvollziehbar bleibt es ebenfalls: Auf der Seite jedes Mitglieds steht unter „Eingeschränkte Sichtbarkeit", welche Auftragnehmer es nicht sieht, und jede Änderung wird protokolliert. Administratoren und Besitzer sehen immer alles.
Der eine Schritt, den man leicht vergisst
Jeder Auftragnehmer hat in BlitzFin eine eigene Rechnungs-Eingangsadresse — die allgemeine Projektadresse plus ein Kürzel, das nur für diese Firma gilt. Normalerweise ist sie optional. Bei eingeschränkter Sichtbarkeit ist sie es nicht:
- Eine Rechnung an die allgemeine Projektadresse liegt bis zur Zuordnung im Posteingang — und den sehen alle Mitglieder, die Rechnungen erfassen dürfen.
- Eine Rechnung an die Adresse des Auftragnehmers wird beim Eingang sofort zugeordnet und übernimmt dessen Sichtbarkeit.
Teilen Sie eingeschränkten Auftragnehmern deshalb ausschließlich ihre eigene Adresse mit — und leiten Sie auch die Rechnungen, die Sie selbst weiterleiten, dorthin.
Ein offenes Wort: Sichtbarkeit ist kein Tresor
Weil die Summen absichtlich stimmen, bleiben Rückschlüsse möglich. Die Zeile „Auftragnehmer #12 · KG 700 · 42.500 €" ist für ein erfahrenes Auge sprechend, gerade in einer kleinen Kostengruppe. Wir nennen die Funktion darum bewusst „Sichtbarkeit einschränken" und nicht „Schutz": Sie steuert, was gezeigt wird. Auch der KI-Assistent hält sich an dieselbe Einstellung — und erklärt Differenzen zwischen Summe und sichtbaren Zeilen nicht.
Die Funktion ist vollständig umgesetzt, greift aber in nahezu jeden Bereich der Anwendung ein, von der Rechnungsliste bis zur Benachrichtigungs-Mail. Randfälle, die wir übersehen haben, sind nicht auszuschließen; eine Garantie, dass ein ausgeschlossenes Mitglied unter keinen Umständen etwas mitbekommt, geben wir deshalb nicht. Unsere Empfehlung für wirklich Vertrauliches: Halten Sie solche Dokumente aus BlitzFin heraus und führen Sie dort nur die Eckdaten, die ohnehin alle sehen dürfen. Für alles andere ist die Sichtbarkeit pro Auftragnehmer das richtige Werkzeug. Melden Sie uns eine Lücke, schließen wir sie umgehend.
Am Rande: klarere Zuständigkeiten
Mit derselben Erweiterung sind Benutzerverwaltung, Export, Projektstatus, Einrichtungsmodus und das Löschen des Projektraums Administratoren und Besitzern vorbehalten. Alles andere bleibt unverändert für alle Mitglieder offen.
Nichts ändert sich, solange Sie nichts einstellen
Jeder Auftragnehmer ist weiterhin standardmäßig für alle Mitglieder sichtbar. Wer die Funktion nicht braucht, merkt nichts von ihr — das ist Absicht und entspricht unserem Maßstab: einmal einrichten, dann vergessen. Und wenn bei Ihnen ein Fall fehlt: Sagen Sie es uns. Genau aus solchen Hinweisen ist diese Funktion entstanden. Sprechen Sie uns an — oder lassen Sie sich die Einrichtung in einer kurzen Vorführung zeigen.