Baukosten-Controlling-KI: Rechnung weiterleiten – mehr nicht

Im Juli haben wir an dieser Stelle die erste KI-Funktion von BlitzFin 2.0 vorgestellt: Ihr KI-Assistent durfte Projektzahlen lesen. Nur lesen, nur Kennzahlen, und wir haben dazugeschrieben, das sei erst der Anfang. Seitdem ist aus der Anbindung ein Kollege geworden. Die BlitzFin KI arbeitet heute in jedem Projekt, das sie einschaltet – und sie tut das, was im Baukosten-Controlling die meiste Zeit frisst: lesen, zuordnen, abtippen.

Was die KI im Projekt tut

Rechnungen, Aufträge und Nachträge kommen in BlitzFin an wie bisher – per Weiterleitung an die Inbox-Adresse des Projekts oder per Upload. Ab dort übernimmt die KI:

• Lesen. Jedes Originaldokument wird einmal ausgelesen; das Ergebnis bleibt beim Dokument. Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Beträge, Daten, Abschlagsnummer – alles, was später jemand hätte abschreiben müssen.
• Zuordnen. Die KI erkennt den Auftragnehmer und die Dokumentart: Rechnung, Auftrag, Nachtrag oder Anhang. Was sie nicht eindeutig zuordnen kann, markiert sie – statt zu raten.
• Erfassen. Sie legt Rechnungen und Aufträge an und trägt die Werte ein. Bereits außerhalb abgeschlossene Rechnungen eines laufenden Projekts erfasst sie als nachgetragen, damit die Kostenverfolgung von Tag eins an vollständig ist.
• Erinnern. Alles, was die KI angefasst hat, trägt ein KI-Zeichen und steht als Todo KI prüfen in der Todo-Liste des Projekts – neben den Freigaben, Skontofristen und fehlenden Aufträgen, die dort ohnehin stehen.

Und was sie nicht tut: Sie gibt nichts frei. Sachliche Freigabe, Zahlungsfreigabe und Zahlung bleiben bei den Menschen, die dafür geradestehen. Sie verschickt keine E-Mails. Und sie überschreibt nie einen Wert, den eine Person eingetragen hat – wo KI und Mensch auseinanderliegen, entsteht ein Hinweis, keine Korrektur.

Warum Todos und KI zusammengehören

Die Todo-Liste kam zwei Wochen vor der KI, und das war kein Zufall. Eine KI, die im Hintergrund Rechnungen erfasst, braucht einen Ort, an dem ihre Arbeit sichtbar wird und abgenommen werden kann. Genau das ist die Liste: Ein Klick auf KI prüfen öffnet die Rechnung neben ihrem PDF, Sie sehen die Werte, die die KI eingetragen hat, und sagen Passt so – oder korrigieren einen Wert, was dasselbe ist. Erst dann läuft die Rechnung in den Freigabe-Workflow, den Sie kennen. Nichts, was die KI tut, ist endgültig, bevor nicht jemand aus Ihrem Team es angesehen hat.

So entsteht die Arbeitsteilung, auf der BlitzFin von nun an aufbaut: Die KI liest, erfasst und erinnert. Ihr Team prüft und gibt frei.

Ihr eigener Assistent liest mit – jetzt auch Dokumente

Die Anbindung aus dem Juli ist geblieben und gewachsen. Jedes Mitglied eines Projekts kann seinen eigenen KI-Assistenten mit BlitzFin verbinden – Claude, ChatGPT, Google Gemini, Microsoft Copilot oder jeden anderen Assistenten, der das Model Context Protocol (MCP) spricht. Eine Adresse, eine Anmeldung, fertig.

Was der Assistent sieht, hat sich erweitert. Bisher waren es Kennzahlen; jetzt sind es alle Rechnungen mit ihrem Status im Freigabelauf, die Todos, die Auftragnehmer und Aufträge – und auf Nachfrage das Dokument selbst: der gelesene Text, die ausgelesenen Fakten und die Seiten als Bild, direkt im Chat. „Welche Rechnungen liegen im Eingang?", „Zeig mir die dritte Abschlagsrechnung von Firma Müller", „Was wartet heute auf mich?" – das beantwortet Ihr Assistent, ohne dass Sie die App öffnen.

Ein offenes Wort dazu: Im Juli stand hier, Dokument-Inhalte würden an Ihren Assistenten nicht übertragen. Das haben wir geändert, und zwar bewusst. Es ist Ihr Assistent, mit Ihrer Anmeldung, und er sieht exakt das, was Sie selbst in BlitzFin sehen – nicht mehr. Wer einen Auftragnehmer in der App nicht sieht, bekommt ihn auch im Chat nicht; Budgetsummen sieht, wer sie auch in der Kostenverfolgung sehen darf. Welchem Assistenten Sie Ihre Projekte anvertrauen, entscheiden Sie – und Sie schalten den Zugriff pro Projekt frei oder ab.

Warum das sicher ist

• Verarbeitung in der EU. BlitzFin läuft in Google-Rechenzentren in Frankfurt. Die KI-Modelle – Gemini von Google und Claude von Anthropic – laufen über Google Vertex AI in EU-Rechenzentren. Kein Dokument verlässt die Europäische Union.
• Kein Training, kein Zwischenspeicher. Google verwendet Ihre Inhalte vertraglich zugesichert nicht zum Training von KI-Modellen; das Zwischenspeichern von Eingaben ist abgeschaltet. An das Modell geht nur das jeweils auszulesende Originaldokument.
• Im AVV geregelt. Die KI-Verarbeitung steht in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung, die jeder Kunde mit uns hat – kein Zusatzvertrag, kein Kleingedrucktes.
• Nichts ist endgültig. Jede Änderung der KI ist markiert, wird bestätigt oder korrigiert und ist protokolliert. Freigaben bleiben bei Menschen.
• Ein Schalter. Besitzer und Administratoren schalten die KI je Projekt ein oder aus – unter Einstellungen → Stammdaten, Karte KI✦. Aus heißt: Nichts Neues wird gelesen; was bisher erfasst wurde, bleibt.

Die KI tritt dabei übrigens nicht als „BlitzFin" auf, sondern unter dem Namen Ihres Büros mit einem ✦ dahinter – „Muster Architekten✦". Es ist Ihr Kollege, nicht unserer.

Wohin das führt

Baukosten-Controlling ist ein Prozess zwischen mehreren Parteien: Auftragnehmer stellen Rechnungen, ein Team prüft, jemand gibt frei, die Bank will einen Nachweis, der Bauherr will keine Überraschung. Dieser Prozess bleibt. Was verschwindet, ist die Arbeit darin, die nie jemand machen wollte – das Lesen, das Abtippen, das Hinterhertelefonieren. Das übernimmt die KI, Schritt für Schritt.

Und der zweite Schritt zeichnet sich ab: Alles, was Sie in BlitzFin tun können, sollen Sie auch über Ihren eigenen Assistenten tun können – lesend heute, handelnd morgen, mit Ihrer Bestätigung und unter Ihrem Namen, protokolliert wie jeder Klick in der App. „Die Summe stimmt, schalte die Rechnung frei" – gesagt, nicht geklickt. Deshalb sind wir bei der Wahl des Assistenten offen: Nicht wir bauen den besten Chat, Sie haben ihn schon. BlitzFin liefert, was ein Assistent allein nicht hat – die Dokumente, das Modell nach DIN 276, den Freigabelauf mit Vier-Augen-Prinzip und die Abstimmung zwischen allen Beteiligten.

Das ist der Anfang, nicht das Ende. Wenn Sie wissen wollen, was die KI in Ihrem Projekt tun würde: Einschalten dauert einen Klick, und die KI meldet sich per E-Mail, sobald sie den Bestand gelesen hat. Alles Weitere in der Hilfe unter „KI im Projekt" – oder in einem kurzen Gespräch mit uns.