Wer ein Haus baut, hat einen Nullpunkt: Grundstück, Plan, Budget, dann die erste Rechnung. Wer saniert, hat das nicht. Die Kosten kommen einzeln. Erst der Dachdecker, dann ein Elektriker, den der Dachdecker gebraucht hat, dann die Fenster, weil sie ohnehin raus mussten, dann die Heizung, weil das Gesetz es will. Zwei Jahre später liegen vierzig Rechnungen von zwölf Firmen in drei E-Mail-Postfächern, einem Ordner und dem Handschuhfach — und irgendjemand will eine Aufstellung. Das Finanzamt. Die Bank. Der Mieter. Die KfW. Der Anwalt, weil das Dach undicht ist.
Dieser Artikel erklärt, warum diese Aufstellung in Deutschland kein Komfort ist, sondern in vier verschiedenen Rechtsgebieten verlangt wird, womit die meisten Eigentümer sie heute führen, warum das scheitert, und was ein Werkzeug können müsste, damit es sich lohnt.
Das ist keine Nischenfrage. Von den 307 Milliarden Euro, die 2025 in Deutschland in den Wohnungsbau flossen, entfielen 240 Milliarden — 78 Prozent — auf Maßnahmen im Bestand, nicht auf Neubau (DIW Wochenbericht 5/2026). Der Neubau bricht weg: 2025 wurden 206.600 Wohnungen fertiggestellt, 18 Prozent weniger als im Vorjahr und so wenige wie seit 2012 nicht (Destatis). Gleichzeitig wechseln jedes Jahr rund 38.700 Mehrfamilienhäuser den Besitzer (GEWOS), und fast zwei Drittel aller Mietwohnungen gehören Privatpersonen (Zensus 2022). Das Gebäudeenergiegesetz und die EU-Gebäuderichtlinie schieben die schlechtesten Gebäude in die Sanierung — langsamer als geplant, aber unumkehrbar.
Wer saniert, ist also nicht der Sonderfall. Er ist der Normalfall. Und er ist der Einzige, für den es kein Werkzeug gibt.
Wer ein Gebäude kauft und in den ersten drei Jahren mehr als 15 Prozent des Gebäudekaufpreises (netto) in Instandsetzung und Modernisierung steckt, verliert den sofortigen Werbungskostenabzug für die gesamte Summe. Sie wird zu anschaffungsnahen Herstellungskosten und über Jahrzehnte abgeschrieben (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Beispiel: Kaufpreis 1,2 Millionen, Gebäudeanteil 800.000 Euro — die Grenze liegt bei 120.000 Euro netto. Der BFH zählt auch Schönheitsreparaturen und versteckte Mängel mit, das FG Nürnberg auch die energetische Sanierung. Wer nicht laufend jede Rechnung gegen diese Grenze rechnet, merkt es beim Steuerbescheid.
Es regelt neu, wann eine Sanierung eine „Standardhebung“ ist (mindestens drei der vier Kernbereiche Heizung, Sanitär, Elektro, Fenster) — und es legt dem Eigentümer ausdrücklich „besondere Nachweispflichten“ für den Ursprungszustand auf: Fotos, Bauzustandsberichte, Rechnungsdokumentation. Rechnungen bis 4.000 Euro netto gelten auf Antrag als Erhaltungsaufwand. Größerer Erhaltungsaufwand darf auf zwei bis fünf Jahre verteilt werden (§ 82b EStDV) — was nur geht, wenn man ihn je Maßnahme sauber zusammenhält.
Acht Prozent der Modernisierungskosten dürfen jährlich auf die Miete umgelegt werden (§ 559 BGB) — aber nur die Modernisierung, nicht die Instandhaltung, die dabei mit erledigt wurde. Die Erhöhungserklärung muss die Kosten je Maßnahme ausweisen und den Instandsetzungsanteil als Quote oder Betrag kenntlich machen (§ 559b BGB, BGH vom 20. Juli 2022). Kann der Vermieter die Quote nicht belegen, ist die Erhöhung angreifbar. Acht Prozent auf 200.000 Euro sind 16.000 Euro im Jahr — für immer oder für nie.
KfW und BAFA zahlen gegen Verwendungsnachweis: Rechnungen mit Objektadresse und getrennt ausgewiesenen förderfähigen Kosten, Zahlungsnachweis, Bestätigung des Energieberaters — und zehn Jahre Aufbewahrung. Rechnungen, die beim Nachweis fehlen, lassen sich später nicht nachreichen. Und für jedes Gewerk läuft ab Abnahme die fünfjährige Gewährleistung (§ 634a BGB); wer das Abnahmedatum und die Schlussrechnung nicht findet, hat keine Frist, sondern eine Vermutung.
Vier Rechtsgebiete, eine Datenstruktur: jede Rechnung, zugeordnet zu Firma, Gewerk und Maßnahme, mit Datum, Betrag, Zahlung und Beleg. Wer sie hat, hat alle vier Nachweise. Wer sie nicht hat, baut sie viermal nachträglich — oder gar nicht.
Die ehrliche Antwort: Excel. Es gibt Dutzende Vorlagen, von der Ein-Blatt-Liste bis zur Tabelle nach Kostengruppen der DIN 276 mit Soll und Ist. Sie scheitern nicht an der Tabelle, sondern an allem drumherum: Die Belege liegen woanders, Abschlagsrechnungen werden doppelt gezählt oder gar nicht, die zweite Rechnung mit derselben Nummer und einem anderen Betrag fällt nicht auf, und nach dem dritten Jahr weiß niemand mehr, welche Zeile zu welcher Maßnahme gehörte.
Die Hausbau-Apps für private Bauherren — für drei bis zehn Euro im Monat — sind Rechnungslisten für ein Einfamilienhaus: eine Kategorie pro Zeile, ein PDF dran, fertig. Keine Gewerke, keine Abschläge, kein Einbehalt, kein Nachweis für Finanzamt oder KfW. Die Vermieter-Software bucht Ausgaben je Objekt für die Anlage V, kennt aber keine Maßnahme, kein Budget und keine Baurechnung als solche. Die Bank prüft Rechnungen, um Darlehensraten auszuzahlen, und behält das Ergebnis für sich. Der Bauherrenberater kommt für 130 bis 180 Euro die Stunde, prüft die Abschläge von Hand und bringt kein Werkzeug mit. Und die professionellen Kostencontrolling-Systeme der Projektentwickler beginnen bei fünfstelligen Jahresbeträgen, mit Onboarding-Projekt und Zweijahresvertrag — für ein Sechs-Parteien-Haus so sinnvoll wie ein Sattelzug für den Wocheneinkauf.
Dazwischen ist nichts. Das ist kein Zufall: Der Sanierer hat keinen Startpunkt, an dem sich ein System „einrichten“ ließe. Bis er merkt, dass er eines gebraucht hätte, liegen die Rechnungen schon da — und kein Anbieter will sie ihm nachträglich einsortieren.
Es müsste dort anfangen, wo der Sanierer steht: mitten drin. Die Rechnungen, die schon da sind, müssen hinein, ohne Abtippen. Jede neue Rechnung muss auf einem Weg ankommen, der keine Disziplin verlangt — Weiterleiten reicht. Es muss Abschläge, Schlussrechnungen und Nachträge als das erkennen, was sie sind, und je Firma den Stand kennen: beauftragt, in Rechnung gestellt, freigegeben, bezahlt. Es muss die Kosten nach Gewerk und Kostengruppe zeigen, damit der Steuerberater, die Bank und der Mieter dieselbe Tabelle sehen. Und es muss alles jederzeit herausgeben — Tabelle und Belege — damit niemand im Werkzeug gefangen ist.
Was es nicht können muss: Steuern beraten. Ob eine Rechnung Erhaltung oder Herstellung ist, entscheidet der Steuerberater. Das Werkzeug muss nur dafür sorgen, dass er die Rechnung findet, mit allem, was dazugehört.
BlitzFin ist ein Baukosten-Controlling für Bauherren — ursprünglich für Projekte von zwei bis zwanzig Millionen Euro, mit allem, was dazugehört: Kostentabelle nach DIN 276, Auftragnehmer mit Aufträgen und Nachträgen, Abschlags- und Schlussrechnungen mit Skonto und Einbehalt, Freigaben, Belegarchiv. Genau diese Struktur ist die, die Finanzamt, Mieter, Förderbank und Gewährleistung verlangen — nur dass sie bisher Projektentwicklern vorbehalten war.
Für die Sanierung ändert sich damit eines: Es gibt keinen Grund mehr, Baukosten nicht zu verfolgen. Rechnungen kommen per E-Mail in den Projektraum und werden dort der Firma und dem Auftrag zugeordnet, jede Firma hat ihren Stand, jede Rechnung ihren Beleg, und Kostentabelle und Belegarchiv lassen sich jederzeit exportieren. Ein Projekt kostet 99 Euro im Monat über zwanzig Monate — zwei Raten bei Buchung, der Rest ab der ersten Baurechnung. Was Sie dafür bekommen, ist nicht Kostenkontrolle im engeren Sinn. Es ist die Aufstellung, die Sie in drei Jahren ohnehin brauchen werden — nur dass sie dann schon da ist.
Instandsetzungs- und Modernisierungskosten, die innerhalb von drei Jahren nach dem Kauf eines Gebäudes anfallen und zusammen mehr als 15 Prozent des Gebäudekaufpreises (ohne Umsatzsteuer) ausmachen, gelten als Herstellungskosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Sie können dann nicht sofort als Werbungskosten abgezogen werden, sondern nur über die Abschreibung von zwei bis drei Prozent im Jahr. Erweiterungen und üblicherweise jährlich anfallende Erhaltungsarbeiten zählen nicht mit — Schönheitsreparaturen und die Beseitigung versteckter Mängel dagegen schon (BFH, Urteile vom 14. Juni 2016). Entscheidend ist der laufende Überblick: Wer die Summe erst beim Steuerbescheid erfährt, kann nichts mehr steuern.
Auch Privatpersonen müssen Rechnungen über Bauleistungen mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Für geförderte Maßnahmen verlangt die KfW zehn Jahre ab Zusage. Praktisch brauchen Vermieter die Belege über die gesamte Abschreibungsdauer und mindestens bis zum Ablauf der zehnjährigen Spekulationsfrist — das Finanzamt kann jederzeit nachfragen, und ohne Beleg wird geschätzt, in der Regel zu Ihren Ungunsten (§ 162 AO).
Die Erklärung nach § 559b BGB muss die Gesamtkosten je Modernisierungsmaßnahme nennen und den Anteil kenntlich machen, der auf ohnehin fällige Instandsetzung entfällt — als Quote oder als Betrag. Eine Aufteilung nach Gewerken ist formell nicht nötig (BGH, Urteile vom 20. Juli 2022, VIII ZR 337/21 u. a.). Materiell muss die Instandsetzungsquote aber belegbar sein; dafür braucht es die Rechnungen je Maßnahme. Umlegbar sind acht Prozent der Modernisierungskosten pro Jahr, gedeckelt auf drei Euro je Quadratmeter in sechs Jahren (zwei Euro bei Mieten unter sieben Euro je Quadratmeter).
Rechnungen, die umsatzsteuerlich korrekt sind, die Objektadresse tragen und die förderfähigen Kosten getrennt ausweisen; Zahlungsnachweise (Kontoauszug — Barzahlung wird nicht anerkannt); die Bestätigung nach Durchführung durch den Energieeffizienz-Experten oder das Fachunternehmen. Bei der KfW-Heizungsförderung (Programm 458) muss das Vorhaben innerhalb von 36 Monaten abgeschlossen und der Nachweis sechs Monate danach eingereicht sein, sonst verfällt die Zusage. Nach Bewilligung des Verwendungsnachweises lassen sich Rechnungen nicht mehr nachreichen.
Für die Gesamtsumme ja. Für die Nachweise nicht: Excel kennt keine Belege, keine Abschlagsrechnungen, die kumulativ auf einen Auftrag laufen, keine Einbehalte und keine Zahlungen — und nach drei Jahren weiß niemand mehr, welche Zeile zu welcher Maßnahme gehört. Wer mit Excel arbeitet, sollte wenigstens nach Kostengruppen der DIN 276 gliedern und den Beleg-Dateinamen in jede Zeile schreiben. Besser ist ein Werkzeug, das Rechnung, Beleg, Firma und Auftrag zusammenhält.
Nein, und das ist Absicht: Die steuerliche Einordnung trifft Ihr Steuerberater. BlitzFin sorgt dafür, dass er dafür alles findet — jede Rechnung mit Beleg, Firma, Gewerk, Kostengruppe, Datum, Betrag und Zahlungsstand, als Tabelle und als Belegarchiv exportierbar.
Ein Projekt bis zwei Millionen Euro Bauvolumen kostet 99 Euro im Monat über zwanzig Monate, insgesamt 1.980 Euro netto — zwei Raten bei Buchung, die übrigen achtzehn ab der ersten Baurechnung. Auch eine Sanierung beginnt mit einer langen Vorlaufzeit ab dem ersten Business Case — währenddessen zahlen Sie außer den zwei Raten nichts, und platzt das Projekt im letzten Moment, auch nichts mehr. Nach Abschluss bleibt das Projekt fünf Jahre lesend zugänglich — die Dauer der Gewährleistung. Alle Details auf der Preisseite.
Wer noch vor der ersten Rechnung steht, hat den einen Vorteil, den der Sanierer sonst nie hat: einen Nullpunkt. Nutzen Sie ihn. Legen Sie den Kostenrahmen an — grob reicht, die Struktur ist das Entscheidende, und niemand fängt dafür bei DIN-Nummern an: Der Demo-Projektraum zeigt eine fertige Kostenaufstellung, die Sie als Startpunkt für Ihr eigenes Budget nehmen können. Und bringen Sie das Projekt schon jetzt auf die Plattform: Bis zur ersten Baurechnung zählt es nicht, und wenn aus dem Business Case nichts wird, bleibt es bei den zwei Raten.
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Quellen zum Nachlesen: DIW Wochenbericht 5/2026 (Bauvolumen) · Destatis: Fertigstellungen 2025 · GEWOS IMA: Mehrfamilienhaus-Transaktionen · Haus & Grund: Wohnen in Zahlen (Zensus 2022) · BMF-Schreiben vom 26.01.2026 · § 6 EStG · § 82b EStDV · § 559 BGB · § 559b BGB · BGH-Pressemitteilung 114/2022 · § 634a BGB · § 14b UStG · KfW-Merkblatt 458 · BAFA-Merkblatt Verwendungsnachweis
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